Avez-vous recours à l’informatique en nuage pour la gestion de vos documents ou transactions? Attention! Vous jouez peut-être avec le feu.
Les applications de l’informatique en nuage n’ont pas toutes été créées sur un pied d’égalité. Certaines d’entre elles sont jugées « non protégées » et s’avèrent être un choix dangereux pour les courtiers et agents immobiliers, car elles ne sont pas en mesure de répondre aux besoins fondamentaux du secteur immobilier en matière de sécurité, y compris ses processus bien précis et ses obligations réglementaires.
Que devriez-vous chercher? Pensez « sécurité » et rappelez-vous ceci : confidentialité, intégrité et disponibilité. Posez-vous les questions suivantes :
1. Pouvez-vous vous fier à ce que le service permette uniquement aux personnes qui y ont droit d’accéder à vos documents à des moments opportuns?
Les courtiers et agents immobiliers exigent un niveau d’authentification élevé afin de se protéger contre l’accès non autorisé aux renseignements sensibles qu’ils pourraient afficher. Certaines applications de l’informatique en nuage échangent des documents par le biais d’une adresse électronique qui repose sur une suite de chiffres et de lettres aléatoires. Bien qu’on n’arrive pas à imaginer qu’une personne puisse deviner ce que pourrait être cette suite, les ordinateurs quant à eux y arrivent avec beaucoup plus de facilité.
2. Pouvez-vous vous y fier afin d’assurer que vos documents n’aient pas été modifiés d’une façon quelconque à votre insu, et qu’ils reflètent l’état réel de ce que vous en avez fait?
Lorsqu’il s’agit de transactions immobilières, il importe de savoir qui a apporté quelles modifications à un dossier et à quel moment elles ont été faites. Il importe également d’être en mesure d’annuler des modifications et de « verrouiller » les fichiers contre toute modification.
3. Et pouvez-vous être certain que vos documents seront accessibles lorsque vous en aurez besoin après un certain temps?
Les exigences imposées aux courtiers immobiliers canadiens quant à la tenue de documents varient d’une province à l’autre. Si vous ne disposez pas d’un contrat avec une entreprise qui prévoit l’hébergement de vos fichiers à long terme, vous risquez de vous retrouver dans une mauvaise situation le moment venu de vous conformer aux exigences de conservation des fichiers.
D’excellentes solutions de rechange s’offrent aux courtiers et agents immobiliers, car elles ont été conçues spécialement pour le secteur immobilier. Elles permettent d’accorder différents niveaux d’accès à différentes parties, de suivre les modifications apportées aux documents et de confirmer quand les destinataires les ont vus, de vérifier s’il y a des documents manquants, de gérer l’examen et l’approbation des documents, entre autres. Plus important encore, elles vous permettent de vous conformer aux exigences réglementaires à l’égard de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité des données.
Cet article est le quatrième d’une série de courts articles ici, au Café ACI, visant à rendre le sujet plus accessible – et plus facile à comprendre. Nous espérons que vous contribuerez à la sensibilisation à l’égard de la sécurité de l’information en communiquant les articles dans votre bureau, de même qu’à votre communauté en ligne. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les pratiques exemplaires en matière de sécurité de l’information à l’intention des courtiers et agents immobiliers, des agences, des chambres et des associations immobilières, veuillez consulter le Lien IMMOBILIERMC.
