Enfin, les valises sont faites et vous envisagez de vous éloigner du travail pour un repos bien mérité.

Le printemps et l’été étant normalement des saisons assez occupées en immobilier, vous êtes peut-être à prévoir un congé vers la fin de l’été ou au début de l’automne.

Que vous travailliez seul ou en équipe, prenez quelques minutes pour jeter un coup d’œil à l’aide-mémoire ci-dessous afin de bien préparer votre entreprise avant votre congé.

Préparez votre relève

Vous êtes prêt pour un congé, mais vos clients ne le sont peut-être pas. Informez donc les membres de l’équipe de votre agence immobilière de votre congé. Si vous avez un adjoint, vous pourrez compter sur cette personne pour gérer les activités quotidiennes, mais il serait bon de désigner une personne au sein de l’agence qui puisse prendre votre relève pour traiter les transactions et saisir les occasions qui pourraient se présenter.

Trouvez un courtier ou agent immobilier de confiance qui pourra s’occuper des affaires pressantes en votre absence. Même si la pandémie a révélé que tout est possible dans un monde virtuel, ou presque, cela ne veut pas dire que vous devez être connecté en tout temps. Et si le Wi-Fi ne fonctionne pas au lac? Compter sur une personne de confiance vous permet d’assurer le suivi de vos dossiers et de vos clients. Vous pourriez même lui rendre la pareille et remplacer cette personne la prochaine fois qu’elle voudra prendre congé.

Il est important de bien renseigner cette personne sur les transactions éventuelles ou prévues. Remettez-lui un document bien détaillé de vos dossiers en cours.

Mettez en ordre vos contacts

Que vous utilisiez un système de gestion de la relation client (GRC) ou non, assurez-vous de pouvoir remettre une liste de vos contacts à la personne qui vous remplacera pendant votre absence. Cela vaut surtout pour vos clients qui sont en train de vendre ou d’acheter une propriété. Qui sont ces clients et quelles autres personnes sont concernées par la transaction? C’est aussi une bonne idée de noter votre relation avec ces personnes et le genre d’interaction que vous avez elles. Communiquez-vous avec certains clients par messagerie texte et avec d’autres par courriel? Avez-vous des personnes-ressources avec qui vous faites affaire pour des problèmes informatiques et des questions sur les prêts hypothécaires? Un système de GRC permet non seulement de maintenir une liste de contacts, mais aussi de consigner la manière dont vous gérez vos affaires. Vous pouvez y inclure des détails sur la façon dont vous avez rencontré une personne, la dernière fois que vous avez discuté avec elle et l’état de tout projet en cours. Vous pouvez remettre cette information à votre agence ou au courtier ou à l’agent qui s’occupera de vos dossiers en votre absence. Elle pourrait s’avérer utile en cas d’urgence.

Informez vos clients

Un message d’absence par courriel ne suffit pas. Si vos clients sont en train de vendre ou d’acheter une propriété, ils doivent être informés des dates de votre absence et de la personne avec laquelle ils pourront communiquer au besoin. Donnez-leur ces informations, par écrit de préférence.

Et n’oubliez pas d’informer aussi vos clients potentiels. C’est une bonne occasion de leur envoyer un courriel ou un texto ou de leur téléphoner avant votre départ.

Il est conseillé d’établir certaines règles de base avec vos clients. Pourront-ils toujours vous envoyer un courriel ou un texto en cas d’urgence? Serez-vous complètement inaccessible? Ces règles peuvent différer d’un client à l’autre. Vous voudrez peut-être garder contact avec un client en pleine négociation, mais non avec celui qui ne fait que commencer à chercher une propriété.

Prévoyez l’envoi du courrier et du matériel de marketing

Bien que vous soyez en pause, vos affaires continuent de tourner. Organisez l’envoi de cadeaux de clôture d’une vente et de cartes de remerciement à l’avance. Vous pouvez aussi prévoir la diffusion de messages sociaux, d’annonces publicitaires ou de tout autre matériel de marketing (comme des cartes postales ou des dépliants) pendant votre congé.

Une réponse automatique par courriel informant les gens de votre absence est importante, mais une boîte de clavardage dans vos réseaux sociaux pourrait aussi être utile pour ne pas rater les messages de clients potentiels.

Accordez-vous une journée de rattrapage

Pour une reprise en douceur, accordez-vous une ou deux journées de rattrapage : une pour vos besoins personnels comme faire la lessive et nettoyer la maison et l’autre pour lire tous vos courriels, écouter vos messages téléphoniques et préparer votre liste de choses à faire. Prendre une journée complète pour organiser le travail en cours avant de vous attaquer à de nouveaux projets facilitera grandement le retour à la « réalité ».

En tant que courtier ou agent immobilier, il n’est pas rare de travailler pour ses clients en dehors des heures normales de travail, mais s’accorder du temps pour soi-même et pour d’autres aspects de sa vie est tout aussi important. Résistez à la tentation de travailler et pensez à vous d’abord.

Profitez des derniers jours de l’été!