Faire croître votre entreprise : savoir quand embaucher du personnel

Si vous pensez à faire croître votre entreprise, il est peut-être temps d’envisager d’embaucher du personnel, qu’il s’agisse d’employés à temps plein ou de sous-traitants. Mais, qu’implique cette démarche?

« Le meilleur moment pour penser à recruter du personnel est lorsque certaines tâches vous accaparent régulièrement et vous détournent de votre mission principale : vendre des propriétés et tisser des liens avec les clients, dit Cailey Heaps, agente immobilière, présidente et chef de la direction, et courtière responsable chez Heaps Estrin, à Toronto, en Ontario. Il s’agit de trouver un équilibre : avoir suffisamment de travail pour justifier l’embauche, mais ne pas être débordé au point de ne pas pouvoir former et gérer efficacement cette nouvelle équipe. Donc, il ne faut pas seulement penser à recruter les bonnes personnes, mais aussi à la formation de base qui doit s’ensuivre afin de garantir qu’elles connaissent parfaitement votre entreprise et votre façon de travailler. »

Selon M^me Heaps, la meilleure stratégie est d’observer les tendances au sein de votre entreprise. Si vous consacrez plus de temps aux tâches administratives, au marketing et au traitement des demandes de renseignements qu’à la vente ou aux rencontres directes avec les clients, prenez du recul et déterminez quelles tâches vous pourriez déléguer.

« Embaucher du personnel ne doit pas être une réaction au stress, mais une décision stratégique pour améliorer l’efficacité et la croissance de votre entreprise », indique M^me Heaps. Elle précise que le marché de l’immobilier est dynamique, et que son entreprise est prête à s’adapter aux changements du marché et à tirer parti des occasions qui se présentent.

Conseil : L’ACI offre une formation personnalisée aux dirigeants d’agence, en personne ou en mode virtuel. Découvrez comment vos courtiers ou agents peuvent améliorer leur visibilité sur REALTOR.ca et comment tirer profit des outils offerts par l’ACI. Pour obtenir des informations supplémentaires, veuillez contacter Lynn St-Germain, gestionnaire, Engagement des dirigeants d’agence, à lstgermain@crea.ca.

À Halifax, en Nouvelle-Écosse, Jacqui Rostek Holder, agente immobilière et dirigeante associée chez Platinum Group, anticipe que l’année 2024 sera chargée et envisage d’agrandir son agence.

« Je pense qu’on a besoin d’aide quand on ne peut pas s’occuper pleinement des clients parce qu’on doit effectuer d’autres tâches [comme l’administration], dit-elle. À mon avis, si on veut réussir en tant qu’agent immobilier, il est essentiel que le client puisse compter sur nous pour obtenir des conseils. En général, la première personne qu’un agent recrute est quelqu’un qui l’aide à gérer le côté administratif. Ensuite, certains agents recrutent d’autres agents pour former une équipe, ou embauchent un autre agent pour s’occuper des rendez-vous avec les clients [comme les visites de propriétés]. Tout dépend du volume d’affaires. À l’opposé, il se peut aussi que certains agents n’aient jamais besoin de ce type d’aide. »

Chris Hassall, agent immobilier et propriétaire de Century 21 Drive, à Lloydminster, en Alberta, a embauché huit agents immobiliers, deux agents administratifs et un rédacteur pour les médias sociaux.

« Il faut se demander si on utilise mieux notre coût horaire pour effectuer une tâche particulière, ou s’il vaut mieux la déléguer à des adjoints ou à des assistants virtuels, explique-t-il. Pouvez-vous amener votre entreprise à un point où vous êtes tellement occupé que vous pouvez sous-traiter et gérer un plus grand volume d’affaires? »

Pour en savoir plus sur ce sujet, écoutez le plus récent épisode de notre série The Working REALTOR®, du balado REAL TIME :

Selon M. Hassall, le marketing et la gestion des transactions sont des activités qu’un dirigeant d’agence peut envisager de confier à un sous-traitant ou à des employés. Il peut s’agir d’une personne chargée de produire une vidéo YouTube pour le marketing ou de gérer les médias sociaux. Ou bien, si vous avez conclu 10 transactions en un mois, avec 10 groupes de clients qui ont chacun un avocat, 10 inspections de propriétés à organiser et des obligations financières à gérer, vous aussi pourriez avoir besoin d’aide pour gérer ces relations et ces obligations.

« Combien de personnes me faut-il pour gérer ce type de volume? C’est la question qu’il faut se poser », dit-il.

Selon M^me Heaps, les dirigeants d’agence commencent généralement par embaucher du personnel administratif pour gérer les formalités et les rendez-vous. Au fur et à mesure que l’entreprise se développe, il faut envisager de recruter un spécialiste du marketing, qui s’occupera de votre présence en ligne et de la promotion des propriétés. Il faudra peut-être aussi recruter un responsable des opérations, qui s’occupera des tâches internes quotidiennes et de la stratégie commerciale globale, ou encore un spécialiste de la gestion de la relation client (GRC), qui s’occupera de l’ensemble des clients et coordonnera le travail des agents.

« Chaque rôle devrait être un élément qui contribue au bon fonctionnement de l’entreprise, parce qu’il facilite les opérations et améliore la productivité », ajoute M^me Heaps.

Il est également conseillé d’embaucher pendant les périodes creuses, afin de permettre aux nouveaux membres de l’équipe de se familiariser avec l’entreprise et le travail avant les périodes de pointe.

Alors, avez-vous décidé de bâtir votre équipe? Voici une liste de fonctions qui pourraient vous aider à développer votre entreprise :

• Adjoint administratif : Gérer les systèmes administratifs de l’équipe, communiquer avec le personnel, tenir des registres précis, et effectuer des tâches administratives générales, comme répondre au téléphone.
• Assistant virtuel : Fournir un soutien administratif à distance aux membres de l’équipe de l’agence, gérer les courriels et les rendez-vous, et effectuer des recherches pour l’équipe.
• Courtier ou agent acheteur : Travailler directement avec les acheteurs, effectuer des études de marché, négocier les offres, et superviser les visites.
• Courtier ou agent inscripteur : Aider les clients à vendre des propriétés, effectuer des études de marché pour déterminer la valeur des propriétés et les prix concurrentiels, et gérer les contrats de vente.
• Adjoint spécialiste des visites : Collaborer avec les courtiers ou agents afin d’assurer un service exemplaire à la clientèle et un déroulement optimal.
• Spécialiste du marketing et des médias sociaux : Élaborer des stratégies de marketing pour faire la promotion des propriétés, et suivre les tendances du marché afin de faciliter le processus d’achat et de vente.
• Personnel de soutien au marketing : Nettoyer et mettre en valeur les propriétés avant de prendre des photos ou des vidéos, réaliser des vidéos pour YouTube, réaliser des vidéos par drone, rédiger des annonces, et prendre des photos.
• Coordonnateur des transactions : Collaborer avec tous les intervenants d’une transaction, assurer la conformité juridique et réglementaire, préparer les documents pour chaque transaction, et répondre aux questions des clients pendant la transaction.
• Personnel de soutien technique : Assurer le soutien technique, notamment en ce qui concerne les logiciels de GRC et de gestion des transactions.
• Gestionnaire d’agence immobilière : Superviser l’ensemble des opérations quotidiennes, gérer le personnel, et collaborer avec le dirigeant de l’agence à la définition des stratégies.