Voilà plusieurs années que les dirigeants d’agence sont tenus de se conformer à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et ses règlements (aussi connu sous le nom de « régime de CANAFE »). Bien qu’elles constituent toujours un défi, les modifications apportées aux règlements et aux lignes directrices de CANAFE en 2014 risquaient d’alourdir davantage le fardeau administratif et la tenue de documents des courtiers et agents immobiliers. Cependant, après trois ans de lobbying soutenu, la charge administrative a été réduite considérablement et l’ACI a réussi à effectuer des changements importants en restaurant la souplesse et la discrétion.
Dorénavant, pour aider davantage les dirigeants d’agence à répondre aux exigences en matière de formation, le 24 août 2015, nous avons publié une mise à jour du modèle du guide du Programme de conformité; ce dernier fournit des précisions pour mettre sur pied un régime de formation aux exigences de CANAFE. Cette mise à jour inclut une nouvelle feuille de travail qui pourra servir à documenter la formation à offrir, les personnes qui suivront la formation et à quelle fréquence cette formation sera offerte.
Pour de plus amples renseignements, les membres pourront également consulter les lignes directrices de CANAFE en ligne; ces dernières fournissent les détails des éléments de base du régime de conformité, y compris les suivants :
- La nomination d’un agent de conformité;
- L’élaboration et la mise en application de politiques et procédures par écrit;
- Une évaluation des risques pour une agence immobilière liés au blanchiment d’argent et au financement des activités terroristes, ainsi que la documentation et la mise en œuvre de mesures d’atténuation afin de faire face à ces risques;
- Un programme de formation à l’intention de tous les employés, courtiers et agents immobiliers, et autres personnes qui sont autorisées à agir au nom de l’agence;
- Un examen des politiques et procédures en matière de conformité, une évaluation des risques liés au blanchiment d’argent et au financement des activités terroristes et un programme de formation, et ce, à raison d’une fois tous les deux ans.
L’inobservation de ces lignes directrices peut entraîner de fâcheuses surprises, advenant que l’agence immobilière soit assujettie à une vérification de CANAFE. Par conséquent, il est toujours recommandé que les dirigeants d’agence (et les agents de conformité) relisent ces lignes directrices périodiquement afin de dissiper les idées erronées. Prenons le programme de conformité, par exemple. Saviez-vous que :
- Le programme de formation doit être consigné par écrit.
- Le programme de formation doit être tenu à jour.
- Les personnes ayant des responsabilités inhérentes au programme de conformité d’une agence immobilière devraient recevoir des formations.
- Les nouveaux employés devraient être formés avant de commencer à travailler avec des clients.
- Les personnes qui terminent la formation doivent comprendre en quoi consiste la formation de base (les renseignements sur le régime de CANAFE, les obligations de déclaration, d’identification des clients et de tenue de documents, etc.), ainsi que la formation propre à l’agence immobilière.
Cela signifie, par exemple, qu’il n’est pas suffisant pour les dirigeants d’agence de faire suivre une formation à leurs courtiers ou agents sans consigner par écrit le fait que la formation a bel et bien été donnée. Dans le même ordre d’idées, les dirigeants d’agence dont le programme de formation comprend un cours qui explique les détails de la loi mais qui néglige de former ses courtiers et agents sur la marche à suivre pour obtenir l’identité du client et effectuer la tenue des dossiers à l’agence même, sera probablement jugé coupable de non-conformité, advenant une vérification de CANAFE.
La nouvelle documentation expliquera également comment les dirigeants d’agence devront s’y prendre s’ils veulent intégrer le cours de REvia en matière de conformité à la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement des activités terroristes dans leur programme de formation, compte tenu de la formation adaptée à leur agence immobilière. Évidemment, les dirigeants d’agence sont libres de continuer à se fier à leurs propres programmes de formation. Cependant, même les dirigeants d’agence qui sont confiants que leur programme de formation est suffisant pour répondre aux exigences jugeront utile de comparer leur programme à la feuille de travail afin de vérifier toute omission évidente au programme en place. Dans le monde de CANAFE, comme bien des choses dans la vie, il n’est jamais perdu de faire une vérification complète.
L’article ci-dessus est publié à titre d’information; il ne constitue nullement des conseils juridiques et ne cherche pas à se substituer à un conseiller juridique.
