La saison des impôts est une période stressante pour tout le monde, y compris les membres de l’ACI. Qu’il s’agisse de chercher des reçus datant de plusieurs mois, de calculer les déductions de TPS/TVH, de coordonner les dépenses ou d’imprimer des relevés de comptes bancaires et de carte de crédit, c’est habituellement une course folle vers la date limite. L’histoire se répète chaque année, je le sais. Mais ne vous en faites pas! Des solutions existent.
Soyons honnêtes : le plus ennuyeux dans tout ça, ce n’est pas tant la déclaration des revenus elle-même, mais bien la coordination de toutes ces petites dépenses.
Même si chaque entreprise a ses particularités, l’Agence du revenu du Canada (ARC) recommande de conserver nos justificatifs d’impôt, y compris les reçus, les chèques annulés et les relevés bancaires, pendant six ans.
Que faire? Oubliez les boîtes à chaussures, le sac Ziploc ou la chaussette (oui, quelqu’un l’a bel et bien fait) pour garder vos reçus. Il existe des applications mobiles et des ressources en ligne pour vous aider à conserver vos données et à coordonner vos dépenses durant l’année.
Même si vous devez vous y connaître un peu pour vous assurer que l’appli ou le logiciel est bien installé, l’utilisation de la plupart de ces outils est plutôt un jeu d’enfant.
Voici en gros comment ça fonctionne :
- Vous faites une dépense;
- Vous la prenez une photo;
- Le logiciel la traite en lisant le reçu et en extrayant les renseignements pertinents comme le détaillant, le sous-total, la TVH et la date;
- Si vous prenez le temps de définir des règles, vous pouvez même demander à l’appli de regrouper automatiquement les transactions récurrentes, tels les frais de repas et de représentation, d’essence ou d’abonnement.
Quand la saison des impôts se présente, vous avez juste à exporter un rapport et la liste de vos dépenses par catégorie est faite! Facile. Bien que les relevés de carte de crédit ne sont pas acceptés comme justificatifs de dépense par l’ARC, les images électroniques de reçus le sont, d’après cette ligne directrice.
Le meilleur dans tout ça? Vos reçus sont archivés en ligne et facilement consultables si vous ou l’ARC en avez besoin.
Si vous êtes à l’aise avec la technologie et souhaitez analyser de plus près vos données, songez aux solutions vous permettant d’intégrer vos applications de gestion des reçus aux systèmes comptables en ligne.
Vous disposerez de rapports hebdomadaires, mensuels et trimestriels simples pour vous aider à évaluer vos résultats. Ainsi, vous pourrez décortiquer vos résultats, faire des prévisions budgétaires et cerner les améliorations à apporter. Aussi, vous aurez toujours un total courant des montants de TPS/TVH à verser au gouvernement, ce qui vous permettra de ne jamais omettre de paiement.
Certains aspects peuvent sembler intimidants, mais imaginez un peu additionner des dizaines ou même des centaines de reçus chaque année. La technologie est là pour ça. Prenez le temps d’explorer les options qui s’offrent à vous. Les heures, voire les journées, que vous pourriez économiser chaque année et investir dans vos propres activités, votre famille et vos clients en valent bien la peine!
