Chaque année, le Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE) examine (c.-à-d. audite) des centaines d’agences immobilières au Canada afin de déterminer si elles respectent leurs obligations en matière de lutte contre le blanchiment d’argent. Au terme de ces audits, le CANAFE accorde à une agence une bonne note, dans certains cas, et une mauvaise note, dans d’autres.
Vous vous demandez certainement ce qui distingue ces deux cas?
Récemment, nous avons tenté d’élucider la question en nous rendant auprès de CANAFE. En particulier, nous avons voulu connaître les erreurs les plus souvent relevées chez les membres. Nous avons compilé ci-dessous quelques conseils pratiques tirés des réponses obtenues :
Courtiers et agents immobiliers
- Soyez aussi détaillés que possible dans la description de l’entreprise ou de l’occupation d’un client. Il ne suffit pas de saisir « entrepreneur », « chef d’entreprise » ou « consultant ». En cas de doute, demandez plus de précisions.
- Utilisez les formulaires à jour. L’ACI offre des modèles de formulaires de conformité au régime de CANAFE sur le Lien IMMOBILIERMC et dans WEBForms®. Les anciens formulaires imprimés il y a deux ans puis rangés dans vos tiroirs sont probablement obsolètes.
- Les clients institutionnels constituent une catégorie spéciale et sont assujettis à des obligations distinctes :
- Ne perdez pas de vue que lorsque vous confirmez l’existence d’une personne morale, vous êtes tenus d’identifier la personne qui effectue la transaction en son nom et de vérifier l’existence même de la personne morale.
- Vous devez conserver une copie de l’extrait des registres officiels du client qui montre les dispositions portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l’opération.
Dirigeants d’agence et agences immobilières
- Mettez tout par écrit. Consignez toutes vos politiques associées à CANAFE dans votre guide des politiques et procédures due CANAFE. Par exemple :
- Consignez le programme de formation que vos courtiers ou agents doivent suivre.
- Consignez que nous n’acceptez pas les paiements en espèces, afin de réduire votre niveau de risque en vertu de la lutte contre le blanchiment d’argent.
- Consignez le fait que vous exigez que la documentation liée aux transactions soit examinée par un agent de conformité. Mettez tout par écrit!
- Vous pouvez vous inspirer du modèle de guide sur les politiques et les procédures de l’ACI pour rédiger le guide des politiques et procédures de CANAFE de votre agence… mais assurez-vous de l’adapter afin de refléter les réalités de votre agence. Les nombreux espaces vides du guide doivent être remplacés par les pratiques propres à votre agence.
- L’obligation d’examiner les politiques et procédures de CANAFE de l’agence pour en tester l’efficacité se distingue de l’obligation d’effectuer une évaluation des risques de l’agence. Il est possible que la confusion provienne du fait que les deux s’effectuent tous les deux ans environ. Peu importe la raison, il s’agit d’obligations distinctes et les agences immobilières doivent se plier aux deux.
- Effectuez une évaluation exhaustive des risques de l’agence. Si vous utilisez le modèle de formulaire de l’ACI, la liste au début du formulaire fait seulement office de point de départ pour une analyse détaillée et doit être ajoutée à la section 3 du formulaire. Si vous avez besoin de plus d’aide pour analyser vos risques, utilisez le manuel d’instructions sur l’approche axée sur les risques de CANAFE.
- Un agent de conformité efficace est primordial. Il devra avoir les coudées franches pour exercer ses responsabilités sans entraves. Il ne s’agit pas d’un poste pour débutant, donc ne le confiez pas à un débutant.
Ne vous découragez surtout pas! Avec un peu de finesse, votre agence fera figure de bon élève auprès de CANAFE!
L’article ci-dessus est publié à titre d’information; il ne constitue nullement des conseils juridiques et ne saurait remplacer un conseiller juridique.
