Peu importe l’événement – tournoi de golf caritatif, course récréative, barbecue ou assemblée générale annuelle multiforme –, le détail le plus important est de s’assurer d’avoir suffisamment de nourriture.
Selon Sherry Watson, chef, Réunions et événements de l’ACI, « il n’y a rien de pire que de manquer de nourriture lors d’un événement. Et dans bien des cas, les gens ne comprennent pas que ce n’est pas le site qui accueille l’événement qui est fautif, mais plutôt l’organisateur de l’événement. »
Nous nous sommes récemment entretenus avec Sherry pour en savoir plus sur les secrets d’un événement estival réussi. Voici quelques-uns de ses conseils :
- Fixez-vous un budget : Quelle que soit l’ampleur de votre budget, assurez-vous d’en déterminer la hauteur. Lorsque vient le moment de choisir un site, faites en sorte de respecter votre budget.
- « Au-dessus de ce qui est garanti » : Lorsque vous commandez de la nourriture pour un événement, demandez quelle quantité de nourriture est préparée « au-dessus de ce qui est garanti ». Par exemple, certains hôtels préparent des quantités de 2 à 3 % supérieures à ce que vous garantissez pour les participants.
- Faites vos devoirs : Avant de louer un site, commencez par faire une recherche sur le Web. Ensuite, informez-vous auprès de celui-ci pour connaître les tarifs de location et voir s’il est possible de les négocier. Enfin, allez visiter l’endroit; les photos ne donnent pas nécessairement une vue d’ensemble complète. Remarque : Vous n’avez aucun contrôle sur la météo. Assurez-vous donc que l’événement extérieur dont vous rêvez peut être déplacé à l’intérieur, juste au cas.
- Assurez-vous d’avoir suffisamment de sièges : Tenez compte de l’âge des participants au moment de déterminer le nombre de sièges dont vous aurez besoin. Si le but de l’événement est que les participants socialisent, installez des tables bistrot pour que les gens puissent s’y arrêter et échanger. « J’aime bien créer des îlots plutôt qu’une grande table de buffet; ça invite les gens à déambuler et à socialiser. »
- Vous n’avez pas réponse à tout : La plupart des sites disposent de planificateurs d’événements professionnels qui peuvent offrir d’excellentes idées pour vous aider à organiser le meilleur événement qui soit. « Parfois, des sites singuliers ont des idées vraiment intéressantes. Ça ne coûte rien de les écouter. »
- Demandez et vous recevrez : Vous voulez un rabais? Il suffit de demander. Les hôtels et les sites sont prêts à vous accorder beaucoup plus de rabais que vous ne le croyez. Les tarifs peuvent varier selon la date ou la période de la journée. Il peut aussi arriver que les sites ou les hôtels aient des plages de réservation qu’ils souhaitent combler; demandez-leur si une autre date permettrait d’obtenir un tarif plus avantageux. Dans le cas des terrains de golf, les tarifs ont tendance à être plus bas au printemps et à l’automne qu’au milieu de l’été.
- Aucun événement n’est vraiment réussi sans un tirage : Si vous souhaitez offrir des prix de présence, commencez par faire la tournée de vos fournisseurs. Il arrive aussi que certains sites offrent leur soutien à différents événements.
- Droit de bouchon? Le coût de l’alcool peut grimper très rapidement. Essayez de voir si le site vous permet d’amener votre propre alcool. Si c’est le cas, informez-vous à propos du droit de bouchon.
- Ne tenez pas pour acquis que tout est inclus : Qu’est-ce qui est inclus dans la location? Vous devez vous assurer que vos instructions d’installation sont claires. « Je m’assure toujours de tout avoir par écrit. »
- Lisez le contrat : Avant de signer quoi que ce soit, assurez-vous de connaître les clauses du contrat. De quoi êtes-vous responsable? Si vous n’êtes pas en accord avec certaines des clauses, demandez s’il est possible de les modifier.
Maintenant que vous savez quoi faire, profitez pleinement de votre événement! Si vous organisez un événement caritatif au profit d’une cause ou d’un organisme particulier, n’oubliez pas de nous en faire part afin que nous diffusions l’information sur notre site REALTORS Care® et sur nos réseaux sociaux.
